海外出張でのホテルの役割
海外出張におけるホテルは、次に述べるような役割があり、海外出張の拠点となります
- 睡眠や食事、シャワー等の生活の場所
- 資料の作成や日本との連絡等の仕事場
- 現地のお客様との待ち合わせロビー
- 困りごとが生じた際の相談窓口
海外出張におけるホテルの役割は重要で、海外出張の成果を上げるには適切なホテル選びも大切です。
このブログが対象としている方
このブログでは、「現地のホテル選択」に焦点を当てて、出張成果を上げるためのヒントを書いていきます。海外出張を予定されている方に、少しでも参考になればと思います
- １～２週間程度の海外出張を予定している方
- 海外観光旅行の経験はあるが、海外出張の経験に乏しい方
- 海外出張の成果を上げるために、「ホテルの選択」に関するヒントを探している方
現地のホテル事情を知っている人に相談する
ホテルの選定は、「現地のホテル事情を知っている方」に相談する事が一番確実です。目的地の国にあなたの会社の海外支店や海外工場があって、そこに知り合いがいる場合は、その方にホテルを選んでもらうと良いと思います。海外支店や海外工場は、現地のホテルと提携している場合があるので、ホテル料金が割引になる可能性もあります。
Webでのホテル予約において、クレジットカード番号の入力が必要となる場合があります。海外の知人や同僚にホテルの予約手続きを依頼する場合は、あなたのクレジットカード番号ではなく、知人や同僚のクレジットカード番号を入力してWeb予約するする事になります。この場合は次の点に注意が必要です
- ホテル予約の変更やキャンセル手続きは、予約手続きをした方だけに許可しているホテルがあります。宿泊予定を変更したりホテルをキャンセルする場合は、予約していただいた方に手続きを依頼する事になります。
- キャンセル料が発生した場合は、予約手続きをした方のクレジットカードにキャンセル料が課金される可能性があります。
- ホテルにチェックインする際に、「Web予約時に使用したクレジットカードの提示」を規定しているホテルもありますのでホテルのWebサイトで確認が必要です。この場合でも事前にホテルに相談すれば、 Web予約時に使用したクレジットカードの提示を免除してくれる場合もあります。
自分でホテルを選定する場合のヒント
現地のホテル事情を知っている方に相談できない場合は、自分でホテルを選定します。その場合のヒントを以下に示します。
ホテルの場所は最終目的地の近くにする
お客様との会議当日に公共交通機関の遅れが生じても会議に遅刻しないように、最終目的地の近くのホテルを選びます。
レンタカーでお客様を訪問する場合も、ホテルから会議場所まで長距離ドライブにならないように、やはり最終目的地の近くのホテルを選択します
とは言え、あまり田舎だとホテル付近にお店が無くて食事や買い物に困りますから、日本でいえば「鉄道の急行停車駅」程度の規模の都市にあるホテルが良いと思います。こうすれば会議当日に現地の交通機関が遅れたり、レンタカーにトラブルがあっても、タクシーで打ち合わせ場所まで行くことができます。
安全性を重視してホテルを選択する。
海外ではホテルのランクは安全性に直結します。海外出張では、安全は全てに優先します。
都心部は治安が悪い場合が多いので、私は四つ星程度のホテルを選びます。地方に宿泊する場合で四つ星ホテルが無い場合は三ツ星程度のホテルを候補とします。
（ホテルの星の数の基準があいまいですが、他にホテルのランクを簡潔に表現する方法を思いつかないので、星の数で記述します。）
一般的に四つ星程度のホテルには次のようなメリットがあります。
- 不審者のホテル内立ち入りをしっかりチェックしています。
- ホテル内にレストランや食事のルームサービスがあるので、仕事の終了が夜遅くとなった場合でも、付近のレストランを探すために夜一人で出歩かなくてすみます。
- お客様とホテルロビーで待ち合わせる場合、四つ星程度のホテルであればそれなりのステータスとなるので、お客様から見たあなたの信用が多少はアップするかもしれません。
- 五つ星ホテルよりも宿泊費が安く、コストと効果のバランスが良いと思います。
次に、ホテルがあるエリアの治安情報を調べます。日本人が多く滞在している国であれば（選択した都市名 治安）でWebを検索すれば情報を得られます。地域の中でなるべく安全なエリアにあるホテルを選択します。
各ホテルのWebサイトを見て、「出張の拠点」として相応しいかどうか調べます。部屋でネットが使えたり、ホテル内にコピー機やパソコンからのプリント設備があると仕事がしやすくなります。
ホテルのWebサイトで「wifi有り」となっていても、「ロビーでのみwifi可」であったり、「部屋でのwifiは有料」の場合もありますので、Webサイトを丁寧にチェックしましょう。
ホテルが絞り込めたら、地図ソフトでホテル周辺のスーパーマーケットやレストランの有無も調べて、ホテル決定の判断材料にします。
ホテルの探し方
世界規模でホテルの予約を取り扱っている、外資系のホテル予約サイトが複数ありますので、これを利用すればホテルが探しやすくなります。これらの予約サイトには利用者のクチコミも記載されていますのである程度は参考にできると思います。
ホテルを予約する際はキャンセル料の発生時期を確認しましょう。同じホテルで料金が安いプランは、早くからキャンセル料が発生します。出張計画の変更により予約済のホテルを変更する場合があるので、キャンセル料の発生日ができるだけ遅いプランにしておく事をお勧めします。
海外のホテルは各ホテルの規定に従ってキャンセル料を厳格に徴収します。
上述のホテル予約サイトは、日本語版のアプリをスマホにインストールしておきましょう。出張中に急な予定変更が生じて、急遽新たなホテルを探す場合にとても便利です。
